Những câu hỏi thường gặp về hóa đơn điện tử

1. Căn cứ pháp lý của hóa đơn điện tử ?

Trả lời:

Việc sử dụng và triển khai thí điểm hóa đơn điện tử được xây dựng trên các căn cứ pháp lý sau:

Các văn bản do Chính phủ ban hành:

• Luật Giao dịch điện tử 2005.
• Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/05/2010 của Chính Phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
• Nghị định số 57/2006/NĐ-CP ngày 09/6/2006 của Chính phủ về thương mại điện tử.
• Nghị định số 26/2007/NĐ-CP ngày 15/02/2007 của Chính phủ về việc quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số.
• Nghị định số 27/2007/NĐ-CP ngày 23/02/2007 của Chính phủ về giao dịch điện tử trong hoạt động tài chính.
• Nghị định số 106/2011/NĐ-CP ngày 23/11/2011 của Chính phủ về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 26/2007/NĐ-CP ngày 15/02/2007 của Chính phủ.

2.Chữ ký điện tử và chứng thư số là gì?

Trả lời:

• Chữ ký điện tử là thông tin đi kèm theo dữ liệu (văn bản; hình ảnh; video…) nhằm mục đích xác nhận nội dung của dữ liệu đó; có thể được hiểu như con dấu điện tử của một doanh nghiệp.
• Chữ ký điện tử là một phần không thể tách rời của HĐĐT giúp xác thực các nội dung trên hóa đơn điện tử là toàn vẹn, nguyên bản, không bị thay đổi kể từ thời điểm ký.
• Chứng thư điện tử là thông điệp dữ liệu do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử phát hành nhằm xác nhận cơ quan, tổ chức, cá nhân được chứng thực là người ký chữ ký điện tử.
• Chứng thư điện tử sử dụng để ký trên hóa đơn điện tử đảm bảo xác nhận đối tượng ký và xác nhận nội dung được ký
• Chứng thư điện tử có thời hạn hiệu lực và có thể bị hủy bỏ hoặc thu hồi bởi nhà cung cấp dịch vụ chứng thư điện tử.

3. Hóa đơn điện tử có liên không?

Trả lời:

Hóa đơn điện tử chỉ có một bản duy nhất nên không có khái niệm liên. Bên phát hành hóa đơn (bên bán), bên tiếp nhận hóa đơn (bên mua) và cơ quan thuế cùng khai thác dữ liệu trên một nội dung hóa đơn điện tử duy nhất.

4. Để xem được hóa đơn điện tử tôi có cần phải cài đặt thêm phần mềm gì nữa không?

Trả lời:

Bạn cần có một thiết bị được cài sẵn khả năng đọc file PDF, hoặc bạn có thể tải bổ sung phần mềm đọc file PDF như:Adobe Reader, Foxit Reader...

5. Khách hàng (bên mua) có cần phải lưu trữ hóa đơn ở dạng giấy không ?

Trả lời:

Khách hàng không bắt buộc phải in ra và lưu trữ hóa đơn ở dạng giấy.

Tuy nhiên, khách hàng vẫn có thể in thông điệp trên hóa đơn điện tử để đọc, lưu trữ nhưng bản in không có giá trị pháp lý.

Khách hàng cần lưu trữ tệp hóa đơn điện tử, trên tệp hóa đơn có chữ ký số để làm căn cứ pháp lý, phục vụ kiểm tra. Trong trường hợp cần thiết, khách hàng có thể tra cứu, tải lại từ website của đơn vị phát hành Bitware ở địa chỉ : https://www.bitware.vn/hoadondientu/

6. Khách hàng (bên mua) lưu trữ hóa đơn điện tử thế nào ?

Trả lời:

Khách hàng có thể sử dụng các phương tiện, thiết bị lưu trữ như ổ cứng,CD,DVD,Email... hoặc các dịch vụ lưu trữ điện toán đám mây để lưu tệp hóa đơn điện tử đã nhận.

7. Khách hàng có phải thực hiện ký số vào hóa đơn điện tử hay không?

Trả lời:

Đối với khách hàng là khách hàng cá nhân, khách hàng lẻ, không cần sử dụng hóa đơn điện tử để kê khai thuế thì không cần thiết phải ký điện tử vào hóa đơn điện tử nhận được.

Đối với khách hàng là doanh nghiệp, đơn vị kế toán cần sử dụng hóa đơn điện tử để kê khai thuế thì bắt buộc phải ký điện tử vào hóa đơn điện tử nhận được thì hóa đơn mới được coi là hóa đơn điện tử hoàn chỉnh và có tính pháp lý, sử dụng được với cơ quan Thuế. Các khách hàng sau khi nhận được hóa đơn, hãy liên hệ với công ty Bitware để được hướng dẫn ký điện tử vào hóa đơn.

Ngoại lệ: "Nếu có các hồ sơ, chứng từ chứng minh việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ giữa người bán với người mua như: hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hàng hóa, biên nhận thanh toán, phiếu thu,... thì người bán lập hóa đơn điện tử cho người mua theo quy định, trên hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua." (Trích văn bản Số 2402/BTC-TCT ngày 23/02/2016 của Bộ Tài chính)